Tổng đài điện thoại là một trong những hệ thống thông tin liên lạc quan trọng trong các doanh nghiệp SMEs. Hệ thống này gồm tổng đài làm nhiệm vụ phân phối các cuộc gọi và điện thoại bàn giao tiếp trực tiếp với người dùng để thực hiện quay số, đàm thoại.

Hệ thống tổng đài điện thoại giúp các doanh nghiệp tiết kiệm được các chi phí liên lạc nội bộ và chi phí tiếp cận khách hàng qua việc đàm thoại bằng giọng nói. Một hệ thống thoại tốt sẽ đầy đủ các tính năng hiện đại, dễ sử dụng, chi phí đầu tư hợp lý và duy trì được việc đàm thoại với giá rẻ.

Các lý do để dùng tổng đài điện thoại VoIP

Trên thực tế, người dùng không quan tâm đến vấn đề tổng đài điện thoại Analog hay VoIP. Mong muốn của doanh nghiệp SME là đầu tư một hệ thống tổng đài điện thoại chất lượng tốt, có sự ổn định cao kèm một số tính năng hiện đại đáp ứng được nhu cầu làm việc của một doanh nghiệp chuyên nghiệp và đảm bảo được chi phí đầu tư thấp.

Do vậy, khi tìm hiểu để đầu tư hệ thống thoại, người dùng có những sự so sánh, băn khoăn là nên lựa chọn loại nào?, vậy hãy xem ưu nhược điểm của 2 công nghệ này là gì:

Những ưu điểm của tổng đài điện thoại VoIP

Công nghệ VoIP ra đời đã giải quyết được rất nhiều hạn chế của công nghệ Analog cũ, cho phép các nhà sản xuất tích hợp nhiều hơn các tính năng tiên tiến vào hệ thống tổng đài điện thoại VoIP, giảm đáng kể các chi phí về vận hành, bảo dưỡng mà vẫn duy trì được 1 phương thức đàm thoại giá rẻ, có thể kể ra như:

• Sử dụng chung hạ tầng mạng LAN có sẵn: Dùng chung cùng thiết bị IT khác của doanh nghiệp.
• Có sẵn các tính năng hiện đại vào tổng đài IP miễn phí: lời chào cuộc gọi tự động, ghi âm cuộc gọi, đàm thoại nhóm, quản lý/kiểm soát cuộc gọi, chuyển tiếp cuộc gọi, định tuyến cuộc gọi thông minh, voicemail, Fax over IP, chuông theo nhóm.
• Có sẵn các tính năng hiện đại vào điện thoại IP miễn phí: chuyển cuộc gọi, chuyển tiếp cuộc gọi, danh bạ lớn, hiển thị số gọi đi/gọi đến/cuộc gọi lỡ, nhận nhiều cuộc gọi đồng thời, các phím bấm tắt truy cập nhanh danh bạ.
• Dễ lắp đặt, triển khai: có thể đặt tổng đài IP, điện thoại IP tại bất cứ điểm nào có dây mạng RJ45, thậm chí còn dễ dàng, linh hoạt hơn nữa khi dùng mạng không dây Wifi.
• Dễ cài đặt, cấu hình: hoàn toàn trên giao diện Web, không yêu cầu người dùng có một kĩ năng đặc biệt nào về IT.
• Hoạt động ổn định, chất lượng đàm thoại cao: do sử dụng truyền tải âm thoại bằng tín hiệu số, nên không còn những vấn đề về nhiễu, tiếng lẹt xẹt khi đàm thoại.
• Tiết kiệm chi phí vận hành, bảo trì: không cần các kỹ sư IT chuyên trách, giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều chi phí về vận hành, bảo trì.
• Dễ nâng cấp, mở rộng hệ thống: dễ dàng thêm số SIPtrunk vào tổng đài IP và thêm điện thoại bàn IP vào các số máy nhánh SIP. Các giao diện trung kế PSTN, E1, GSM có thể qua các khe cắm tích hợp sẵn.

Những hạn chế của hệ thống tổng đài điện thoại Analog

Trước đây và hiện tại, các hệ thống tổng đài điện thoại thế hệ cũ hoạt động dựa trên công nghệ cũ analog, bao gồm tổng đài nội bộ và điện thoại để bàn analog, kết nối với nhau thông qua các đường dây RJ11. Nếu chỉ nhìn qua về giá của thiết bị, chắc chắn người dùng sẽ thấy hệ thống này rẻ hơn. Tuy nhiên phân tích kỹ hơn một chút, thì sẽ thấy những vấn đề sau:

• Cần phải xây dựng một một hạ tầng dây RJ11 độc lập: chi phí vật tư, linh kiện, thi công, làm tăng giá thành đầu tư.
• Phạm vi đàm thoại cục bộ tại khu vực lắp đặt: do truyền tải tín hiệu giọng nói bằng công nghệ analog trên dây cáp đồng RJ11, nên chỉ cho phép đàm thoại trong phạm vi văn phòng.
• Cấu hình hệ thống phức tạp và phiền phức: do phải lập trình trên các giao diện không thân thiện, phải dùng các lệnh command tương tự như “DOS”.
• Khó nâng cấp: Do xây dựng trên nền tảng phần cứng, người dùng cần lắp đặt thêm các Card như E1, ISDN, FXO, FXS và thêm đường dây cáp RJ11/điện thoại bàn Analog khi có thêm người dùng.
• Nhiều tính năng nâng cao cần rất nhiều thiết bị phụ trợ: như thiết bị ghi âm cuộc gọi, thiết bị tạo lời chào tự động,.v.v làm tăng đáng kể giá thành đầu tư..
• Vận hành phức tạp: nên doanh nghiệp có thể cần thêm nhân sự IT chuyên trách, làm tăng chi phí vận hành, bảo trì, bảo dưỡng.

Tổng đài điện thoại VoIP gồm những gì?

Từ những phân tích như trên, có thể thấy có rất nhiều lý do để người dùng quan tâm đến giải pháp VoIP để giải quyết các thách thức về chi phí đầu tư, chi phí vận hành, cũng như tính năng so với hệ thống thoại Analog truyền thống. Các thông tin sau sẽ làm rõ hơn về khái niệm của một hệ thống thoại VoIP:

• Giải pháp tổng đài điện thoại VoIP là sự tích hợp của các loại điện thoại IP, tổng đài IP, thiết bị VoIP, sử dụng hạ tầng mạng LAN/WAN, internet có dây (sử dụng cáp mạng RJ45) và không dây (mạng Wifi và dùng SIM data nhà mạng) để nghe gọi điện thoại dựa trên công nghệ VoIP với hàng loạt tính năng vượt trội.
• VoIP được coi là cuộc cách mạng trong truyền thông liên lạc giá rẻ.
• Các nền tảng phần mềm xây dựng trên phần cứng thiết bị VoIP có tính mở cao, cho phép tích hợp hàng loạt các tính năng tiên tiến như đàm thoại nhóm, ghi âm cuộc gọi, lời chào, danh bạ lớn.
• Do sử dụng nền tảng internet, hệ thống tổng đài điện thoại VoIP cho phép thiết lập dễ dàng và thực hiện các cuộc gọi giữa các chi nhánh trong nội bộ là hoàn toàn miễn phí.
• Hỗ trợ đa dạng trung kế: VoIP (SIPtrunks), PSTN, GSM, E1, ISDN.
• Có các giao diện API cho phép tích hợp các phần mềm của bên thứ 3 như CRM, ERP giúp các doanh nghiệp tiếp cận khách hàng và quản lý các cuộc gọi hiệu quả cao.
• Hỗ trợ “Plug and Play”, dễ sử dụng, lắp đặt cấu hình và triển khai nhanh chóng. 

Các mô hình giải pháp tổng đài điện thoại VoIP

Rõ ràng với các lợi thế vượt trội về công nghệ, tính năng, giá thành rẻ, giải pháp VoIP đã và đang là xu hướng đầu tư của doanh nghiệp, giúp họ nâng cao hiệu quả giao tiếp trong nội bộ và cho khách hàng. Băn khoăn tiếp theo là có những mô hình giải pháp VoIP nào phù hợp với doanh nghiệp:

• Giải pháp VoIP có dây hoàn toàn: là toàn bộ hệ thống, bao gồm tổng đài IP, điện thoại IP kết nối với nhau qua hạ tầng dây mạng RJ45. Theo đó, các thiết bị VoIP này sẽ kết nối trực tiếp tới các thiết bị mạng (switch, router) qua giao diện RJ45. Giải pháp này có thể dùng tính năng PoE, tức là các thiết bị VoIP sẽ lấy nguồn điện từ thiết bị mạng PoE, song song với việc truyền tải dữ liệu thoại.
• Giải pháp VoIP không dây Wifi: là các thiết bị tổng đài IP, điện thoại IP Wifi sẽ thực hiện nghe gọi trên hạ tầng mạng không dây Wifi. Lúc này, các thiết bị VoIP sẽ kết nối tới thiết bị thu phát wifi (Wifi access points) trên băng tần 2.4GHz hoặc 5GHz.
• Giải pháp VoIP kết hợp với Analog: là sử dụng tổng đài IP Hybrid cung cấp cả giao diện RJ45 (tài khoản SIP) cho điện thoại IP và FXS (analog) cho điện thoại bàn analog. Giải pháp “lai” này giúp các doanh nghiệp tận dụng lại hạ tầng analog cũ với các tính năng hiện đại.
• Giải pháp VoIP phối hợp không dây Wifi và có dây RJ45: là giải pháp kết hợp giữa tổng đài IP và các loại điện thoại IP có dây, điện thoại IP Wifi.
• Giải pháp VoIP dùng hạ tầng mạng di động GSM/3G/4G LTE: là sử dụng điện thoại VoIP dùng SIM data nhà mạng để kết nối tới tổng đài IP.