Tổng đài IP là một thiết bị trung tâm trong một hệ thống VoIP, thực hiện chuyển mạch các cuộc gọi trong mạng nội bộ và ra ngoại mạng qua các giao diện trung kế VoIP (SIPtrunk), PSTN, GSM. Lợi ích lớn nhất khi sử dụng tổng đài điện thoại IP là tính chuyên nghiệp với lời chào tự động IVR, ghi âm cuộc gọi, đàm thoại nhóm, cũng như khả năng thực hiện các cuộc gọi nội bộ miễn phí giữa các chi nhánh với địa lý khác nhau, không giới hạn về khoảng cách, chỉ cần có đường truyền internet.
Có thể nói, hệ thống tổng đài VoIP là công nghệ đột phá trong giao tiếp, quản lý kinh doanh và tiết kiệm chi phí liên lạc cho các doanh nghiệp hiện đại. Nhu cầu xây dựng một giải pháp VoIP liên lạc nội bộ hay chăm sóc khách hàng là xu hướng đầu tư của doanh nghiệp trong giai đoạn hiện tại và tương lai.
Tổng quan về hệ thống tổng đài IP
Tổng đài Voice IP là một thành phần chính trong một hệ thống VoIP, bao gồm có tổng đài VoIP, điện thoại IP và có thể thêm một số thiết bị khác như tai nghe, gateway. Với vai trò là một thiết bị trung tâm hoạt động trên nền tảng internet, tổng đài IP thực hiện truyền tải các gói tin IP chứa âm thanh giọng nói trên hạ tầng mạng LAN/WAN/Internet dùng dây và không dây Wifi.
Tổng đài VoIP vật lý
Tổng đài vật lý thường được lắp đặt tại trụ sở, các chi nhánh của doanh nghiệp. Tổng đài điện thoại VoIP vật lý cho phép người dùng sự chủ động về mặt quản lý, cấu hình, lắp đặt và bảo mật dữ liệu. Để lắp đặt tổng đài IP, người dùng cần chuẩn bị:
- Hạ tầng mạng LAN/WAN/Internet: bao gồm các thiết bị mạng switch, router, wifi, nguồn điện.
- Điện thoại IP: số lượng tương ứng với số máy nhánh cho người sử dụng. Điện thoại có thể là điện thoại dùng dây RJ45, điện thoại PoE, điện thoại Wifi hoặc Softphone (ứng dụng gọi điện VoIP).
- Trung kế: kết nối tới nhà cung cấp dịch vụ viễn thông (Bưu điện) để gọi điện ra ngoài mạng. Trung kế có thể là SIPtrunk, PSTN, E1, GSM và cần lựa chọn giao diện trung kế tương ứng cho tổng đài vật lý.
- Các tính năng đặc biệt khác: tích hợp sẵn hoặc với phần mềm bên thứ 3 cho các tính năng CRM (phần mềm quản lý quan hệ khách hàng), Billing (phần mềm tính cước, phần mềm khách sạn).
Tổng đài ảo VoIP
Thực tế là dịch vụ thoại được cung cấp bởi các công ty VoIP qua mạng Internet. Tổng đài ảo thường được đặt tại trung tâm datacenter hoặc tại trụ sở của công ty này. Một số đặc điểm chính khi người dùng sử dụng dịch vụ tổng đài ảo:
- Cước thuê bao: người dùng cần trả cước thuê bao để duy trì dịch vụ, thường tính theo số máy nhánh.
- Quản lý tập trung: cấu hình, cài đặt, tính năng CRM, lấy dữ liệu ghi âm,.v.v. đều được thực hiện qua mạng internet trên giao diện WEB mà nhà cung cấp dịch vụ cung cấp.
- Thiết bị đầu cuối: có thể là điện thoại bàn internet (điện thoại IP Phone) hoặc softphone theo số lượng máy nhánh đã đăng ký với nhà cung cấp dịch vụ.
- Kết nối: qua mạng internet.
Tổng đài IP mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?
Được xây dựng trên mã nguồn mở giúp các nhà sản xuất dễ dàng hơn trong việc tích hợp các tính năng tiên tiến vào tổng đài IP-PBX mang lại một trải nghiệm sử dụng tiện ích, thông minh mà không phải lo lắng về vấn đề chi phí license. Bao gồm:
Lời chào tự động (IVR)
Dễ dàng xây dựng hình ảnh một doanh nghiệp chuyên nghiệp với lời chào tự động IVR. Doanh nghiệp có thể tạo các bản ghi âm bằng tiếng Việt, tiếng Anh với lời chào, các chỉ dẫn liên hệ với các phòng ban chức năng, giúp khách hàng gọi tới có một cảm giác thân thiện và gặp người phụ trách nhanh chóng.
Ghi âm cuộc gọi
Dễ dàng kiểm soát chất lượng tất cả, hoặc từng cuộc gọi theo từng nhánh máy lẻ để nâng cao kỹ năng làm việc của nhân viên. Thời lượng cuộc gọi có thể mở rộng qua khe cắm thẻ nhớ, hoặc ổ cứng HDD.
Đàm thoại nhóm
Không cần phải trả phí cho một phần mềm chuyên dụng nào, tính năng đàm thoại hội nghị giờ đây đã có sẵn trên thế hệ tổng đài mới này. Người dùng chỉ cần lựa chọn máy nhánh để tham gia vào cuộc đàm thoại nhóm với vài thao tác đơn giản trên giao diện web-base.
Nghe gọi nội bộ không giới hạn khoảng cách
Các cuộc gọi nội bộ miễn phí giờ đây không còn giới hạn về địa lý. Doanh nghiệp có thể thiết lập các cuộc gọi giữa các chi nhánh công ty ở các khu vực khác nhau nhờ vào VoIP và mạng internet.
Tiết kiệm chi phí hạ tầng mạng dây điện thoại
Sử dụng mạng IP làm để truyền tải giọng nói, tổng đài nội bộ IP có thể dùng chung hạ tầng mạng dữ liệu có sẵn của doanh nghiệp. Người dùng không cần đầu tư một hạ tầng mạng dây điện thoại riêng.
Dễ dàng nâng cấp
Mở rộng thêm máy nhánh đơn giản chỉ bằng phần mềm thay vì phần cứng phức tạp, tốn kém. Người dùng giờ đây có thể thêm máy nhánh vào bất kì thời gian nào khi có nhu cầu.
Dễ cài đặt, cấu hình và miễn chi phí bảo trì
Chỉ vài click chuột là người dùng có thể cấu hình một mạng tổng đài điện thoại IP trên nền tảng Web. Công nghệ VoIP không những mang lại nhiều tính năng tiên tiến, mà còn rất dễ cài đặt, bảo trì do sử dụng trên nền tảng phần mềm thay vì phấn cứng phức tạp. Hơn thế nữa, việc cài đặt, cấu hình, xử lý sự cố (nếu có) có thể thực hiện tại bất cứ nơi nào, dù là cục bộ hoặc thông qua mạng internet.
Khả năng tích hợp các tính năng chuyên biệt theo từng ngành nghề
Nhiều ngành nghề kinh doanh cần những tính năng đặc biệt để tăng hiệu quả làm việc, ví dụ như: trung tâm call center/ trung tâm tư vấn, bán hàng cần phần mềm CRM, hoặc khách sạn/resort cần tính năng Billing để tính tiền dịch vụ cho từng phòng,.v.v. Tổng đài VoIP giờ đây có thể tích hợp sẵn các tính năng này, hoặc sử dụng giao diện API để tích hợp với phần mềm của bên thứ 3 hoàn toàn đơn giản.
Với các lợi ích vượt trội mà tổng đài điện thoại VoIP mang lại, việc chuyển đổi từ công nghệ Analog sang công nghệ VoIP trở thành xu hướng đầu tư mới trong các doanh nghiệp. Giải pháp tổng đài điện thoại IP giúp doanh nghiệp tăng cường giao tiếp, nâng cao hiệu quả kinh doanh và dễ dàng quản lý, vận hành.
