Hệ thống tổng đài điện thoại, cách lắp đặt điện thoại nội bộ doanh nghiệp

he-thong-tong-dai-dien-thoai-IP

Tổng đài điện thoại sử dụng giao thức SIP trở thành một lựa chọn hấp dẫn cho hệ thống liên lạc thông tin trong doanh nghiệp khi cơ sở hạ tầng mạng Internet ngày càng nhanh hơn, tốt hơn. Tuy nhiên có thể vẫn còn nhiều điều cần xem xét khi xem xét chuyển đổi hệ thống điện thoại truyền thống sang tổng đài điện thoại IP/VoIP, chẳng hạn như tổng đài điện thoại VoIP là gì? hoạt động như thế nào? Lợi ích khi chuyển đổi sang VoIP là gì? Sau đây là tổng quan nhanh về sự khác biệt, ưu và nhược điểm, và thông tin về cách thiết lập cho hệ thống kinh doanh truyền thống và hệ thống điện thoại VoIP.

Tổng đài điện thoại IP/VoIP là gì?

VoIP đề cập đến giao thức thoại qua internet, là một quá trình cho phép truyền âm thanh giọng nói, tin nhắn thoại và các kiểu giao tiếp bằng dữ liệu gói khác qua internet. Do có nhiều ưu điểm mà VoIP mang lại, nhiều doanh nghiệp đang chuyển sang sử dụng hệ thống tổng đài điện thoại IP/VoIP thay vì dịch vụ điện thoại chuyển mạch công cộng (POTS/PSTN). Hệ thống thoại VoIP bao gồm Tổng đài IPđiện thoại VoIP chuyển đổi tín hiệu thoại thành dữ liệu kỹ thuật số trong các gói dữ liệu và gửi chúng qua internet thông qua hàng loạt thiết bị mạng và bộ định tuyến.

Cuộc gọi VoIP là cuộc gọi qua internet tương tự như thư điện tử email hoặc trò chuyện trực tuyến (chat) được truyền qua internet. Cuộc gọi VoIP có thể có tất cả các tùy chọn dịch vụ tuy vào quản trị viên cấu hình các tính năng đã có sẵn trên tổng đài IP, như lễ tân ảo, ghi âm cuộc gọi, thư thoại, chuyển tiếp cuộc gọi, chờ cuộc gọi, ID người gọi, cuộc gọi hội nghị, v.v.

Cuộc gọi VoIP cho chất lượng tốt, rõ ràng và ổn định trong các cuộc gọi và đàm thoại hội nghị đa phương. Ngoài ra, hệ thống tổng đài điện thoại này cũng linh hoạt hỗ trợ nhiều thiết bị VoIP đầu cuối khác nhau, như điện thoại bàn VoIP và Softphone là các phần mềm VoIP cài đặt trên máy tính PC, Smartphone, Table PC,….

Tổng đài điện thoại sử dụng PoE IP Phone

Thiết kế và chọn thiết bị lắp đặt cho hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ IP/VoIP

Có một số điều kiện tiên quyết để thiết lập hệ thống tổng đài điện thoại, trước tiên, bạn cần biết số lượng nhân viên sẽ dùng trong doanh nghiệp của bạn, các vị trí dùng máy điện thoại phổ thông và vị trí cần dùng điện thoại bàn đa chức năng lễ tân, thư ký, quản lý.

Với điện thoại IP, hiện tại có 2 phương án kết nối chính, là không dây Wifi và dùng dây cáp Ethernet chuẩn đầu nối RJ45, có thể hỗ trợ PoE hoặc không PoE.

Tiếp theo bạn cần chuẩn bị một cơ sở hạ tầng kỹ thuật và mua các thiết bị phụ vụ cho việc lắp đặt, bao gồm:

Hệ thống VoIP Phone System
  • Hạ tầng mạng LAN có dây và không dây Wifi sẵn có (hoặc xây mới)
  • Mạng Wifi không dây: Bộ định tuyến Wifi, điểm truy nhập Wifi không dây.
  • Mạng có dây: Switch thông thường nếu không sử dụng PoE. Swich PoE khi sử dụng cấp nguồn cho điện thoại qua cáp Ethernet. Các đầu chờ RJ45 có sẵn tại các vị trí lắp đặt điện thoại.
  • Kết nối Internet: Một mạng internet đáng tin cậy, tốt nhất là sử dụng cáp quang.
  • Băng thông: Kiểm tra hệ thống của bạn để đảm bảo hệ thống có đủ băng thông cho khối lượng cuộc gọi của bạn.
  • Tổng đài IP: đủ số lượng SIP account cho số người dùng hiện tại và mở rộng trong tương lai. Sẵn có các tính năng quan trọng như lễ tân ảo, ghi âm cuộc gọi, đàm thoại hội nghị, chuyển tiếp cuộc gọi,…
  • Điện thoại bàn VoIP hoặc Softphone: đủ số lượng tương ứng với số người cần sử dụng.
  • Vị trí lắp đặt các thiết bị với hệ thống cáp mạng, nguồn điện.

Lắp đặt và cài đặt cấu hình hệ thống thoại VoIP

Sau khi bạn có các thiết bị và phụ kiện cần thiết để bắt đầu lắp đặt, cài đặt với VoIP, bạn sẽ sẵn sàng kết hợp mọi thứ lại với nhau và khởi động hệ thống.

5 bước quan trọng sau đây là những tham khảo trước khi bạn bắt đầu:

  • Chỉ định quản trị viên – Chỉ định một hoặc nhiều nhân viên kiểm soát hệ thống và cài đặt trên điện thoại của bạn. Mọi người cần biết phải đến gặp ai để thắc mắc và giải quyết vấn đề.
  • Lời chào IVR/ Lễ tân ảo IVR: là một hệ thống phản hồi giọng nói tương tác. Quản trị viên sẽ cần thiết lập nó để định tuyến các cuộc gọi hoặc chèn một tin nhắn thư thoại chuyên nghiệp để chào đón khách hàng, hướng dẫn họ tiếp tục theo cách mà họ muốn tới các nhân viên chuyên trách hoặc kết nối trực tiếp tới lễ tân của bạn.
  • Ghi âm cuộc gọi: cài đặt ghi âm cuộc gọi theo số máy nhánh mà bạn muốn.
  • Đặt quy tắc cho từng máy nhánh nội bộ: gọi quốc tế/khống chế thời gian gọi/v.v.
  • Chuyển tiếp cuộc gọi: ngoài giờ làm việc hoặc khi lễ tân của bạn có việc bận, bạn có thể thiết lập chuyển tiếp tới một số máy di dộng khác để đảm bảo không bị lỡ cuộc gọi quan trọng nào.

Lắp đặt và cài đặt

Các thiết bị VoIP hiện đại đã cung cấp cho người dùng các phụ kiện phần cứng chính để bạn có thể lắp đặt chúng vào các vị trí phù hợp, theo cách mà bạn muốn. Sau khi cố định chúng vào vị trí, bạn chỉ cần kết nối điện thoại Wifi IP Phone tới điểm truy nhập Wifi AP, hoặc cắm điện thoại IP dùng dây vào bộ định tuyến của mình qua Ethernet và đợi nó hiển thị trong phần mềm VoIP của bạn. Quá trình thiết lập sẽ diễn ra suôn sẻ đối với hầu hết người dùng bởi giao diện cài đặt web dễ hiểu. Bạn có thể gặp sự cố kỹ thuật hoặc các sự cố không mong muốn khác, bạn nên kiểm tra với nhà cung cấp sản phẩm để có các hướng dẫn cụ thể hơn dựa trên phần cứng và phần mềm bạn đang sử dụng, họ có thể hỗ trợ bạn cả việc thiết lập cho hệ thống.

  • Điện thoại IP Phone: trên bàn làm việc hoặc treo tường.

Lắp đặt IP Phone
  • Tổng đài IP

Giao diện Web thân thiện kèm theo các hướng dẫn dễ hiểu. Bạn sẽ chỉ cần xem xét một số chi tiết khi lắp đặt và cài đặt hệ thống VoIP, nhưng không có chi tiết nào quá khó hoặc tốn thời gian.

Giao diện Web cài đặt tổng đài IP PBX

Sự khác nhau và lợi ích khi sử dụng

Tổng đài điện thoại PABX là gì?

Hệ thống tổng đài điện thoại PABX Analog sử dụng cáp điện thoại truyền thống và các điện thoại để bàn được đặt trong văn phòng của doanh nghiệp. Các cuộc gọi điện thoại được thực hiện giữa người dùng trong nội bộ mạng là miễn phí. Các đường dây điện thoại ngoại mạng được kết nối tới nhà cung cấp dịch vụ viễn thông truyền thống (POTS hoặc PSTN) để truyền thoại, và các dịch vụ mạng khác qua PSTN. Tổng đài PABX chủ yếu được xây dựng trên nền tảng phần cứng vật lý, do vậy các kết nối giữa tổng đài PBX và với mỗi điện thoại bàn Analog là bằng 1 dây điện thoại, tương ứng với 1 số máy nhánh. Do vậy, hệ thống tổng đài Analog thế hệ cũ yêu cầu 1 hạ tầng cáp điện thoại riêng biệt. Các tính năng lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi, … cần phải mua thêm và cũng là các module phần cứng tích hợp vào tổng đài PBX.

Lợi ích tổng đài điện thoại nội bộ IP/VoIP

  • Dễ mở rộng hệ thống: VoIP là một hệ thống mở dựa trên nền tảng phần mềm, do vậy chúng dễ dàng mở rộng thêm các máy nhánh chỉ bằng cách thêm điện thoại bàn IP hoặc Sofphone mà không cần thêm các phần cứng phức tạp hoặc thay đổi cả hệ thống.
  • Miễn phí các tính năng hiện đại: Tích hợp sẵn các tính năng lễ tân ảo, ghi âm cuộc gọi, đàm thoại hội nghị, chuyển tiếp cuộc gọi,… mà không phải mua thêm tốn kém.
  • Giảm chi phí vật tư và phụ kiện lắp đặt: do sử dụng hạ tầng mạng LAN không dây Wifi và có dây.
  • Dễ lắp đặt và cài đặt: trên giao diện Web thân thiện, có hướng dẫn dễ hiểu.
  • Tiết kiệm cước gọi phải trả cho nhà mạng: Dễ dàng tạo các cuộc gọi giữa các chi nhánh ở xa qua mạng Internet thành các cuộc gọi và đàm thoại hội nghị miễn phí, không giới hạn địa lý.
  • Nâng cao hiệu quả liên lạc và kinh doanh: gọi điện, đàm thoại giữa các nhóm nội bộ và cho khách hàng để thúc đẩy bán hàng, chăm sóc khách hàng bằng giọng nói và giảm việc đi lại cơ học trong doanh nghiệp, khách sạn, resort, trường học, bệnh viện và các khu vực rộng lớn.