Tổng đài điện thoại sử dụng giao thức SIP trở thành một lựa chọn hấp dẫn cho hệ thống thông tin liên lạc trong doanh nghiệp khi cơ sở hạ tầng mạng Internet ngày càng nhanh hơn, tốt hơn. Tuy nhiên có thể bạn vẫn còn nhiều cân nhắc khi xem xét chuyển đổi hệ thống tổng đài điện thoại PABX truyền thống sang IP/VoIP, chẳng hạn như VoIP là gì? hoạt động như thế nào? Lợi ích khi chuyển đổi từ tổng đài điện thoại Analog/PABX sang VoIP là gì?
Sau đây là tổng quan nhanh về sự khác biệt, ưu và nhược điểm, và thông tin về cách lắp đặt, cài đặt, thiết lập một hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ IP/VoIP.
Tổng đài điện thoại IP/VoIP là gì?
VoIP đề cập đến giao thức thoại qua internet, là một quá trình cho phép truyền âm thanh giọng nói, tin nhắn thoại và các kiểu giao tiếp bằng dữ liệu gói khác qua internet. Do có nhiều ưu điểm mà VoIP mang lại hơn cho doanh nghiệp khi chuyển sang IP/VoIP thay vì dịch vụ điện thoại chuyển mạch công cộng (POTS/PSTN).
Hệ thống tổng đài điện thoại VoIP bao gồm tổng đài IP và có thể là một vài hoặc nhiều điện thoại VoIP. VoIP là chuyển đổi tín hiệu thoại thành dữ liệu kỹ thuật số trong các gói dữ liệu và gửi chúng qua mạng internet thông qua hàng loạt thiết bị mạng và bộ định tuyến.
Cuộc gọi VoIP cho chất lượng tốt, rõ ràng và ổn định trong các cuộc gọi và đàm thoại hội nghị đa phương. Hệ thống tổng đài VoIP có thể có tất cả các tùy chọn dịch vụ, như lễ tân ảo, ghi âm cuộc gọi, thư thoại, chuyển tiếp cuộc gọi, chờ cuộc gọi, ID người gọi, cuộc gọi hội nghị, v.v. tùy vào quản trị viên cài đặt, cấu hình do các tính năng này đã có sẵn trên tổng đài IP
Ngoài ra, hệ thống tổng đài điện thoại VoIP cũng linh hoạt hỗ trợ nhiều thiết bị đầu cuối khác nhau, như điện thoại bàn VoIP, Softphone (là các phần mềm VoIP cài đặt trên máy tính PC, Smartphone, Table PC), VoIP Gateway,….
Các thông tin cơ bản để thiết kế, xây dựng một hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ IP/VoIP
Có một số điều kiện tiên quyết để thiết lập hệ thống tổng đài điện thoại, chẳng hạn như:
- Số lượng nhân viên sẽ dùng điện thoại IP-Phone trong doanh nghiệp.
- Chạy trên hạ tầng mạng LAN không dây Wi-Fi hay dùng dây cáp Ethernet (có PoE hay không có PoE).
- Các vị trí lắp đặt máy điện thoại phổ thông.
- Các vị trí cần lắp đặt điện thoại bàn đa chức năng như lễ tân, thư ký, quản lý.
- Số lượng điện thoại để bàn không dây Wifi, số lượng điện thoại bàn dùng dây cáp Ethernet chuẩn đầu nối RJ45 (hỗ trợ PoE hoặc không PoE).
- Tổng đài IP cần số tài khoản SIP phù hợp với số lượng IP-Phone, có tính toán dư để mở rộng cho tương lai.
- Vị trí lắp đặt tổng đài, để bàn hay lắp giá rack, nguồn điện, cáp mạng.
Cơ sở hạ tầng kỹ thuật và thiết bị VoIP cần có để lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại
Tiếp theo bạn cần chuẩn bị một cơ sở hạ tầng kỹ thuật và mua các thiết bị phục vụ cho việc lắp đặt
Hạ tầng mạng LAN
- Hạ tầng mạng LAN có dây và không dây Wifi sẵn có (hoặc xây mới)
- Mạng Wifi không dây: Bộ định tuyến Wifi, điểm truy nhập Wifi không dây.
- Mạng có dây: Switch thông thường nếu không sử dụng PoE. Swich PoE khi sử dụng cấp nguồn cho điện thoại qua cáp Ethernet. Các đầu chờ RJ45 có sẵn tại các vị trí lắp đặt điện thoại.
- Kết nối Internet: Một mạng internet đáng tin cậy, tốt nhất là sử dụng cáp quang.
- Băng thông: Kiểm tra hệ thống của bạn để đảm bảo hệ thống có đủ băng thông cho khối lượng cuộc gọi của bạn.
Tổng đài IP
Bạn cần chọn đủ số lượng SIP account cho số người dùng hiện tại, có tính toán nhu cầu mở rộng trong tương lai. Tổng đài IP thế hệ mới đã có sẵn có các tính năng quan trọng như: lễ tân ảo, ghi âm cuộc gọi, đàm thoại hội nghị, chuyển tiếp cuộc gọi,…
- Tổng đài IPX-330: 30 tài khoản SIP, 15 cuộc gọi đồng thời, 15 SIPTrunks. Tổng đài VoIP PLANET IPX-2200 hỗ trợ tùy chọn mua thêm các giao diện GSM, FXO, FXS, E1 qua khe cắm mở.
- Tổng đài IPX-2100: 100 tài khoản SIP, 30 cuộc gọi đồng thời, 30 SIPTrunks. Tổng đài VoIP PLANET IPX-2200 hỗ trợ tùy chọn mua thêm các giao diện GSM, FXO, FXS, E1 qua khe cắm mở.
- Tổng đài Planet IPX-2200: 200 tài khoản SIP, 60 cuộc gọi đồng thời, 60 SIPTrunks. Tổng đài VoIP Planet IPX-2200 hỗ trợ tùy chọn mua thêm các giao diện GSM, FXO, FXS, E1 qua khe cắm mở.
- Tổng đài Planet IPX-2500: 500 tài khoản SIP, 100 cuộc gọi đồng thời, 100 SIPTrunks. Tổng đài VoIP IPX-2500 hỗ trợ tùy chọn mua thêm các giao diện GSM, FXO, FXS, E1 qua khe cắm mở.
Điện thoại để bàn VoIP
Cần chọn đủ số lượng tương ứng với số người cần sử dụng, đồng thời cần chuẩn bị vị trí lắp đặt, cáp mạng, nguồn điện.
- Điện thoại bàn Planet: VIP-1120PT, VIP-1140PT, VIP-1260PT
- Điện thoại bàn Wifi cơ bản, băng tần đơn 2.4GHz: Atcom D2SW, Atcom A20W.
- Điện thoại dùng dây cáp LAN 10/100Mbps: Atcom D20, D21 (PoE), D32 (màn hình màu), D33 (màn hình màu, PoE), A10, A11 (PoE), A21 (PoE), A41 (PoE).
- Điện thoại IP Wifi cao cấp Wifi và dùng dây cáp LAN: Atcom A48WAC, A68WAC.
Lắp đặt, cài đặt cấu hình hệ thống tổng đài điện thoại IP
Sau khi bạn có các thiết bị và phụ kiện cần thiết để bắt đầu lắp đặt, cài đặt với VoIP, bạn sẽ sẵn sàng kết hợp mọi thứ lại với nhau và khởi động hệ thống.
5 bước quan trọng sau đây là những tham khảo trước khi bạn bắt đầu:
- Chỉ định quản trị viên – Chỉ định một hoặc nhiều nhân viên kiểm soát hệ thống và cài đặt trên điện thoại của bạn. Mọi người cần biết phải đến gặp ai để thắc mắc và giải quyết vấn đề.
- Lời chào IVR/ Lễ tân ảo IVR: là một hệ thống phản hồi giọng nói tương tác. Quản trị viên sẽ cần thiết lập nó để định tuyến các cuộc gọi hoặc chèn một tin nhắn thư thoại chuyên nghiệp để chào đón khách hàng, hướng dẫn họ tiếp tục theo cách mà họ muốn tới các nhân viên chuyên trách hoặc kết nối trực tiếp tới lễ tân của bạn.
- Ghi âm cuộc gọi: cài đặt ghi âm cuộc gọi theo số máy nhánh mà bạn muốn.
- Đặt quy tắc cho từng máy nhánh nội bộ: gọi quốc tế/khống chế thời gian gọi/v.v.
- Chuyển tiếp cuộc gọi: ngoài giờ làm việc hoặc khi lễ tân của bạn có việc bận, bạn có thể thiết lập chuyển tiếp tới một số máy di dộng khác để đảm bảo không bị lỡ cuộc gọi quan trọng nào.
Lắp đặt thiết bị
Các thiết bị VoIP hiện đại đã cung cấp cho người dùng các phụ kiện phần cứng chính để bạn có thể lắp đặt chúng vào các vị trí phù hợp, theo cách mà bạn muốn.
Sau khi cố định chúng vào vị trí, bạn chỉ cần kết nối điện thoại Wifi IP Phone tới điểm truy nhập Wifi AP, hoặc cắm điện thoại IP dùng dây vào bộ định tuyến của mình qua Ethernet và đợi nó hiển thị trong phần mềm VoIP của bạn.
Điện thoại IP Phone: lắp đặt trên bàn làm việc hoặc treo tường:
- Tổng đài IP
Cài đặt, cấu hình thiết bị
Quá trình thiết lập sẽ diễn ra suôn sẻ đối với hầu hết người dùng bởi giao diện cài đặt web dễ hiểu. Bạn có thể gặp một số khó khăn trong những bước làm quen ban đầu. Bạn nên yêu cầu sự trợ giúp từ chuyên gia để có các hướng dẫn cụ thể hơn, thậm chí họ có thể hỗ trợ cả việc cài đặt, thiết lập cho hệ thống.
Giao diện Web thân thiện kèm theo các hướng dẫn dễ hiểu. Bạn sẽ chỉ cần xem xét một số chi tiết khi cài đặt các thiết lập, nhưng không có chi tiết nào quá khó hoặc tốn thời gian.
Giao diện Web cài đặt điện thoại IP-Phone
Lợi ích khi sử dụng tổng đài điện thoại IP/VoIP
Tổng đài điện thoại đã và đang tiếp tục được ưa chuộng sử dụng trong các công việc kinh doanh hàng ngày, cho phép người dùng là nhân viên có thể liên lạc nội bộ với nhau miễn phí và chia sẻ đường dây trung kế bưu điện để gọi ra ngoài. Cho dù hiện nay tổng đài nội bộ PABX-Analog và IP-PBX vẫn đang được dùng song song, cùng là giải pháp giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, công ty, khách sạn, resort, nhà nghỉ, bệnh viện, trường học, nhà máy,.v.v.. Tuy nhiên, VoIP là công nghệ mới hơn với các tính năng ưu việt hơn, mang lại nhiều lợi ích hơn, bao gồm:
- Dễ mở rộng hệ thống: VoIP là một hệ thống mở dựa trên nền tảng phần mềm, do vậy chúng dễ dàng mở rộng thêm các máy nhánh chỉ bằng cách thêm điện thoại bàn IP hoặc Sofphone mà không cần thêm các phần cứng phức tạp hoặc thay đổi cả hệ thống.
- Miễn phí các tính năng hiện đại: Tích hợp sẵn các tính năng lễ tân ảo, ghi âm cuộc gọi, đàm thoại hội nghị, chuyển tiếp cuộc gọi,… mà không phải mua thêm tốn kém.
- Giảm chi phí vật tư và phụ kiện lắp đặt: do sử dụng hạ tầng mạng LAN không dây Wifi và có dây.
- Dễ lắp đặt và cài đặt: trên giao diện Web thân thiện, có hướng dẫn dễ hiểu.
- Tiết kiệm cước gọi phải trả cho nhà mạng: Dễ dàng tạo các cuộc gọi giữa các chi nhánh ở xa qua mạng Internet thành các cuộc gọi và đàm thoại hội nghị miễn phí, không giới hạn địa lý.
- Nâng cao hiệu quả liên lạc và kinh doanh: gọi điện, đàm thoại giữa các nhóm nội bộ và cho khách hàng để thúc đẩy bán hàng, chăm sóc khách hàng bằng giọng nói và giảm việc đi lại cơ học trong doanh nghiệp và các khu vực rộng lớn, như khách sạn, resort, trường học, bệnh viện.
