Tổng đài điện thoại là một giải pháp liên lạc hiệu quả cả về tiết kiệm chi phí và tăng khả năng tương tác cho doanh nghiệp. Tuy nhiên có thể bạn vẫn còn nhiều cân nhắc khi xem xét giữa tổng đài điện thoại PABX truyền thống và VoIP hiện đại hơn, cũng như cách lắp đặt một hệ thống tổng đài điện thoại sẽ thế nào?
1. Các thông tin cơ bản để thiết kế, xây dựng một hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ
Có một số điều kiện tiên quyết để thiết lập hệ thống tổng đài điện thoại.
1.1 Thông tin về hệ thống
- Số lượng nhân viên sẽ dùng điện thoại để bàn trong doanh nghiệp.
- Đối với IP-Phone: Sử dụng mạng LAN không dây Wi-Fi hay dùng dây cáp Ethernet (có PoE hay không có PoE).
- Đối với Analog Phone: mạng cáp điện thoại và đầu nối RJ11.
- Các vị trí lắp đặt máy điện thoại phổ thông.
- Các vị trí cần lắp đặt điện thoại bàn đa chức năng như lễ tân, thư ký, quản lý.
- Tổng đài IP cần số tài khoản SIP phù hợp với số lượng IP-Phone, có tính toán dư để mở rộng cho tương lai.
- Tổng đài Analog cần có số lượng cổng RJ11 tương ứng với số lượng điện thoại cần lắp đặt.
- Vị trí lắp đặt tổng đài, để bàn hay lắp giá rack, nguồn điện, cáp mạng.
1.2 Thông tin về cài đặt và quản trị hệ thống
- Chỉ định quản trị viên – Chỉ định một hoặc nhiều nhân viên kiểm soát hệ thống và cài đặt trên điện thoại của bạn. Mọi người cần biết phải đến gặp ai để thắc mắc và giải quyết vấn đề.
- Lời chào IVR/ Lễ tân ảo IVR: là một hệ thống phản hồi giọng nói tương tác. Quản trị viên sẽ cần thiết lập nó để định tuyến các cuộc gọi hoặc chèn một tin nhắn thư thoại chuyên nghiệp để chào đón khách hàng, hướng dẫn họ tiếp tục theo cách mà họ muốn tới các nhân viên chuyên trách hoặc kết nối trực tiếp tới lễ tân của bạn.
- Ghi âm cuộc gọi: cài đặt ghi âm cuộc gọi theo số máy nhánh mà bạn muốn.
- Đặt quy tắc cho từng máy nhánh nội bộ: gọi quốc tế/khống chế thời gian gọi/v.v.
- Chuyển tiếp cuộc gọi: ngoài giờ làm việc hoặc khi lễ tân của bạn có việc bận, bạn có thể thiết lập chuyển tiếp tới một số máy di dộng khác để đảm bảo không bị lỡ cuộc gọi quan trọng nào.
2. Cơ sở hạ tầng kỹ thuật và thiết bị cần có để lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại
Tiếp theo bạn cần chuẩn bị một cơ sở hạ tầng kỹ thuật và mua các thiết bị phục vụ cho việc lắp đặt
2.1 Đối với hệ thống tổng đài điện thoại VoIP
2.1.1 Hạ tầng mạng LAN
- Hạ tầng mạng LAN có dây và không dây Wifi sẵn có (hoặc xây mới)
- Mạng Wifi không dây: Bộ định tuyến Wifi, điểm truy nhập Wifi không dây.
- Mạng có dây: Switch thông thường nếu không sử dụng PoE. Swich PoE khi sử dụng cấp nguồn cho điện thoại qua cáp Ethernet. Các đầu chờ RJ45 có sẵn tại các vị trí lắp đặt điện thoại.
- Kết nối Internet: Một mạng internet đáng tin cậy, tốt nhất là sử dụng cáp quang.
- Băng thông: Kiểm tra hệ thống của bạn để đảm bảo hệ thống có đủ băng thông cho khối lượng cuộc gọi của bạn.
2.1.2 Thiết bị tổng đài IP
Bạn cần chọn đủ số lượng SIP account cho số người dùng hiện tại, có tính toán nhu cầu mở rộng trong tương lai. Tổng đài IP PLANET (Taiwan) thế hệ mới đã có sẵn có các tính năng quan trọng như: lễ tân ảo, ghi âm cuộc gọi, đàm thoại hội nghị, chuyển tiếp cuộc gọi,…
- Tổng đài IPX-330: 30 tài khoản SIP, 15 cuộc gọi đồng thời, 15 SIPTrunks và 150H ghi âm cuộc gọi. Tổng đài VoIP PLANET IPX-330 cỡ nhỏ tích hợp sẵn 2 đường CO-Line kết nối ra PSTN và SIPtrunks kết nối tới mạng VoIP.
- Tổng đài IPX-1100: 100 tài khoản SIP, 50 cuộc gọi đồng thời, 50 SIPTrunks và 450H ghi âm cuộc gọi. IPX-1100 là giải pháp tổng đài VoIP giá rẻ cỡ nhỏ hỗ trợ SIPtrunks kết nối ra mạng VoIP diện rộng.
- Tổng đài IPX-2100: 100 tài khoản SIP, 30 cuộc gọi đồng thời, 30 SIPTrunks và 150H ghi âm cuộc gọi. Tổng đài VoIP PLANET IPX-2100 hỗ trợ sẵn SIPtrunks, đồng thời cung cấp các tùy chọn mua thêm các giao diện FXO (tối đa 8 đường CO-Line) kết nối tới mạng PSTN qua 2 khe cắm mở.
- Tổng đài Planet IPX-2200: 200 tài khoản SIP, 60 cuộc gọi đồng thời, 60 SIPTrunks và 150H ghi âm cuộc gọi. Tổng đài VoIP PLANET IPX-2200 hỗ trợ sẵn SIPtrunks, đồng thời cung cấp các tùy chọn mua thêm các giao diện FXO (tối đa 8 đường CO-Line) kết nối tới mạng PSTN qua 2 khe cắm mở.
- Tổng đài Planet IPX-2500: 500 tài khoản SIP, 100 cuộc gọi đồng thời, 100 SIPTrunks và 7500h ghi âm cuộc gọi. Tổng đài VoIP PLANET IPX-2500 hỗ trợ sẵn SIPtrunks, đồng thời cung cấp các tùy chọn mua thêm các giao diện FXO (tối đa 8 đường CO-Line) kết nối tới mạng PSTN qua 2 khe cắm mở.
2.1.3 Thiết bị điện thoại để bàn VoIP
Cần chọn đủ số lượng tương ứng với số người cần sử dụng, đồng thời cần chuẩn bị vị trí lắp đặt, cáp mạng, nguồn điện.
- Điện thoại bàn Planet (TAIWAN): VIP-1120PT, VIP-1140PT, VIP-1260PT
- Điện thoại bàn Wifi cơ bản, băng tần đơn 2.4GHz: Atcom D2SW, Atcom A20W.
- Điện thoại dùng dây cáp LAN 10/100Mbps: Atcom D20, D21 (PoE), D32 (màn hình màu), D33 (màn hình màu, PoE), A10, A11 (PoE), A21 (PoE), A41 (PoE).
- Điện thoại IP Wifi cao cấp Wifi và dùng dây cáp LAN: Atcom A48WAC, A68WAC.
2.2. Đối với hệ thống tổng đài điện thoại Analog-PABX
- Tổng đài nội bộ IKE TC-416H/TC-2000H: thiết kế kiểu khe cắm, cấu hình ban đầu 4 đường vào CO, 16 đường ra máy nhánh, có thể mở rộng tối đa 8 đường vào CO và 32 máy nhánh, điện áp nguồn 220VAC. Các tính năng nâng cao: DISA 30s/3 cấp, lập trình thông qua máy tính, hỗ trợ các tính năng khách sạn/billing. ..
- Tổng đài nội bộ IKE TC-840DKW/TC-2000DKW: thiết kế kiểu khe cắm, cấu hình ban đầu 8 đường vào CO, 40 đường ra máy nhánh, có thể mở rộng tối đa 16 đường vào CO và 128 máy nhánh, điện áp nguồn 220VAC. Các tính năng nâng cao: DISA 60s/3 cấp, lập trình thông qua máy tính, hỗ trợ các tính năng khách sạn/billing, nhạc chuông chờ,…
- Tổng đài nội bộ IKE TC-864T/TC-2000T: thiết kế kiểu khe cắm, cấu hình ban đầu 8 đường vào CO, 64 đường ra máy nhánh, có thể mở rộng tối đa 16 đường vào CO và 240 máy nhánh, điện áp nguồn 220VAC. Các tính năng nâng cao: DISA 60s/3 cấp, lập trình thông qua máy tính, hỗ trợ các tính năng khách sạn/billing, nhạc chuông chờ,…
- Điện thoại để bàn Panasonic, IKE, NEC, hoặc điện thoại Analog phổ thông bất kỳ có trên thị trường.
3. Lắp đặt, cài đặt cấu hình hệ thống tổng đài điện thoại IP
3.1 Tổng đài điện thoại IP/VoIP là gì?
VoIP đề cập đến giao thức thoại qua internet, là một quá trình cho phép truyền âm thanh giọng nói, tin nhắn thoại và các kiểu giao tiếp bằng dữ liệu gói khác qua internet. Do có nhiều ưu điểm mà VoIP mang lại hơn cho doanh nghiệp khi chuyển sang IP/VoIP thay vì dịch vụ điện thoại chuyển mạch công cộng (POTS/PSTN).
Hệ thống tổng đài điện thoại VoIP bao gồm tổng đài IP và có thể là một vài hoặc nhiều điện thoại VoIP. VoIP là chuyển đổi tín hiệu thoại thành dữ liệu kỹ thuật số trong các gói dữ liệu và gửi chúng qua mạng internet thông qua hàng loạt thiết bị mạng và bộ định tuyến.
Cuộc gọi VoIP cho chất lượng tốt, rõ ràng và ổn định trong các cuộc gọi và đàm thoại hội nghị đa phương. Hệ thống tổng đài VoIP có thể có tất cả các tùy chọn dịch vụ, như lễ tân ảo, ghi âm cuộc gọi, thư thoại, chuyển tiếp cuộc gọi, chờ cuộc gọi, ID người gọi, cuộc gọi hội nghị, v.v. tùy vào quản trị viên cài đặt, cấu hình do các tính năng này đã có sẵn trên tổng đài IP
Sau khi bạn có các thiết bị và phụ kiện cần thiết để bắt đầu lắp đặt, cài đặt với VoIP, bạn sẽ sẵn sàng kết hợp mọi thứ lại với nhau và khởi động hệ thống.
3.2 Lắp đặt thiết bị tổng đài và điện thoại để bàn
Các thiết bị VoIP hiện đại đã cung cấp cho người dùng các phụ kiện phần cứng chính để bạn có thể lắp đặt chúng vào các vị trí phù hợp, theo cách mà bạn muốn.
- Điện thoại: lắp đặt trên bàn làm việc hoặc treo tường. Sau khi cố định chúng vào vị trí, bạn chỉ cần kết nối điện thoại Wifi IP Phone tới điểm truy nhập Wifi AP, hoặc cắm điện thoại IP dùng dây vào bộ định tuyến của mình qua Ethernet và đợi nó hiển thị trong phần mềm VoIP của bạn.
- Tổng đài IP: có thể để bàn hoặc gắn rack, sau đó kết nối các dây cáp mạng và cuối cùng là cắm điện, và bật nguồn.
3.3 Cài đặt, cấu hình thiết bị tổng đài IP
Quá trình thiết lập sẽ diễn ra suôn sẻ đối với hầu hết người dùng bởi giao diện cài đặt web dễ hiểu. Bạn có thể gặp một số khó khăn trong những bước làm quen ban đầu. Bạn nên yêu cầu sự trợ giúp từ chuyên gia để có các hướng dẫn cụ thể hơn, thậm chí họ có thể hỗ trợ cả việc cài đặt, thiết lập cho hệ thống.
Giao diện Web thân thiện kèm theo các hướng dẫn dễ hiểu. Bạn sẽ chỉ cần xem xét một số chi tiết khi cài đặt các thiết lập, nhưng không có chi tiết nào quá khó hoặc tốn thời gian.
3.4 Cài đặt, cấu hình thiết bị điện thoại IP-Phone
Giao diện Web cài đặt điện thoại IP-Phone
Giao diện Web thân thiện kèm theo các hướng dẫn dễ hiểu. Bạn sẽ chỉ cần xem xét một số chi tiết khi cài đặt các thiết lập, nhưng không có chi tiết nào quá khó hoặc tốn thời gian.
4. Lợi ích khi sử dụng tổng đài điện thoại
Tổng đài điện thoại đã và đang tiếp tục được ưa chuộng sử dụng trong các công việc kinh doanh hàng ngày, cho phép người dùng là nhân viên có thể liên lạc nội bộ với nhau miễn phí và chia sẻ đường dây trung kế bưu điện để gọi ra ngoài.
Cho dù hiện nay tổng đài nội bộ PABX-Analog và IP-PBX vẫn đang được dùng song song, cùng là giải pháp giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, công ty, khách sạn, resort, nhà nghỉ, bệnh viện, trường học, nhà máy,.v.v.. Tuy nhiên, VoIP là công nghệ mới hơn với các tính năng ưu việt hơn, mang lại nhiều lợi ích hơn, bao gồm:
- Dễ mở rộng hệ thống: VoIP là một hệ thống mở dựa trên nền tảng phần mềm, do vậy chúng dễ dàng mở rộng thêm các máy nhánh chỉ bằng cách thêm điện thoại bàn IP hoặc Sofphone mà không cần thêm các phần cứng phức tạp hoặc thay đổi cả hệ thống.
- Miễn phí các tính năng hiện đại: Tích hợp sẵn các tính năng lễ tân ảo, ghi âm cuộc gọi, đàm thoại hội nghị, chuyển tiếp cuộc gọi,… mà không phải mua thêm tốn kém.
- Giảm chi phí vật tư và phụ kiện lắp đặt: do sử dụng hạ tầng mạng LAN không dây Wifi và có dây.
- Dễ lắp đặt và cài đặt: trên giao diện Web thân thiện, có hướng dẫn dễ hiểu.
- Tiết kiệm cước gọi phải trả cho nhà mạng: Dễ dàng tạo các cuộc gọi giữa các chi nhánh ở xa qua mạng Internet thành các cuộc gọi và đàm thoại hội nghị miễn phí, không giới hạn địa lý.
- Nâng cao hiệu quả liên lạc và kinh doanh: gọi điện, đàm thoại giữa các nhóm nội bộ và cho khách hàng để thúc đẩy bán hàng, chăm sóc khách hàng bằng giọng nói và giảm việc đi lại cơ học trong doanh nghiệp và các khu vực rộng lớn, như khách sạn, resort, trường học, bệnh viện.
Quý khách có nhu cầu tư vấn, lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ, xin vui lòng liên hệ:
TP HCM: Tầng 18, toà nhà Indochina Park Tower, 4 Nguyễn Đình Chiểu, P. Dakao, Q1, TP HCM
Hotline:0818813311
Hà Nội: Địa chỉ: Tầng 5, tòa nhà Hanoi Group, 445 Đội Cấn, P.Vĩnh Phúc, Ba Đình, Hà Nội.
Hotline:0886019955
